Regulamin uczestnictwa w „IV Konferencji Chirurgiczno-Ortopedycznej”
Żnin 15-17.03.2024
Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia Uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników Konferencji. Uczestnicy Konferencji zobowiązani są zapoznać się z niniejszym Regulaminem.
Regulamin
IV Konferencja Chirurgiczno-Ortopedyczna, zwana w dalszej części Regulaminu „Konferencją” odbywa się w dniach 15-17.03.2024 roku w Hotelu Stara Cukrownia w Żninie
Organizatorem jest Veterinary Orthopedics and Surgery Foundation (Fundacja Ortopedii i Chirurgii Weterynaryjnej) wpisaną do Rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej i rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0001041961, z siedzibą w Szczecinie (ul. Majora Władysława Raginisa 17/19; 71-625 Szczecin) posiadająca nr REGON: 525594289, NIP: 8513294904
Udział w konferencji jest odpłatny. Szczegółowy cennik zamieszczony jest na stronie „Platforma szkoleń dla lekarzy weterynarii” oraz w formularzu rejestracyjnym.
Uczestnikami Konferencji są lekarze weterynarii, technicy weterynarii, studenci wydziałów medycyny weterynaryjnej oraz inne osoby związane zawodowo z tematyką Konferencji oraz Sponsorzy i Wystawcy (ich przedstawiciele), którzy zgłosili swoje uczestnictwo w Konferencji lub zostali zgłoszeni jako uczestnicy przez Stronę umowy oraz którzy uiścili opłatę, lub za których uiszczono opłatę w wysokości określonej przez Organizatora
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu oraz zmiany składu prelegentów konferencji o czym uczestnicy będą informowani na stronie internetowej Konferencji. W zakresie tym Uczestnikowi nie przysługują żadne roszczenia względem Organizatora.
Stroną umowy zawieranej z Organizatorem Konferencji jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która uiściła opłatę w wysokości określonej przez Organizatora i której dane zostały zgłoszone Organizatorowi w procesie rejestracji uczestników, w celu wystawienia przez Organizatora faktury VAT za uczestnictwo w Konferencji. Stroną umowy może być Uczestnik, Wystawca (Sponsor) lub inny podmiot.
W odniesieniu do niniejszego Regulaminu termin „siła wyższa” oznacza wszelkie okoliczności pozostające poza uzasadnioną kontrolą Organizatora, w tym między innymi:
wszelkie zdarzenia losowe o charakterze nadzwyczajnym, którym nie można było zapobiec, takie jak katastrofy przyrodnicze (m.in. powodzie, huragany, pożary, śnieżyce i inne trudne warunki pogodowe),
nadzwyczajne zaburzenia życia zbiorowego takie jak: wojna, stan wyjątkowy, stan klęski żywiołowej, zamieszki, akty terroryzmu, epidemia, pandemia, lokaut, lockdown, decyzje, rozporządzenia, zarządzenia władz państwowych lub innego organu - którym nie można było przeciwdziałać.
W przypadku zaistnienia „siły wyższej” Organizator zastrzega sobie możliwość przeniesienia Konferencji na inny termin, o czym Uczestnik zostanie poinformowany niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od podjęcia takiej decyzji przez Organizatora. W takim przypadku uczestnik jest uprawniony do odstąpienia od umowy w terminie 7 dni od dnia przekazania mu takiej decyzji (informacji) poprzez złożone drogą elektroniczną na adres vettrade@wp.pl. Uczestnik odstępując od umowy otrzyma zwrot opłaty stanowiącej równowartość wpłaconych środków na konto bankowe Organizatora, wynikającej z umowy między Organizatorem a Uczestnikiem. Organizator zwraca ww. opłatę wynikającą z umowy na podstawie wystawionej przez niego korekty faktury VAT podpisanej przez Uczestnika w terminie 21 dni od otrzymania przez Organizatora podpisanej korekty faktury VAT na wskazane przez Uczestnika konto bankowe. Jednocześnie Organizator nie pokrywa kosztów dodatkowych poniesionych przez Uczestnika w związku z udziałem w Konferencji.
W przypadku wprowadzenia przez władze lub instytucje państwowe ograniczeń związanych z limitami osób mogących przebywać na terenie Konferencji - Organizator ma prawo wymagać od każdego Uczestnika zaświadczenia o odbytym pełnym cyklu szczepień przeciwko COVID-19 (zarówno w formie tradycyjnej, jak też w formie kodu QR w aplikacji na urządzeniu mobilnym) lub negatywnego wyniku testu na COVID-19 (PCR lub antygenowy wykonanym w certyfikowanym laboratorium). W przypadku wprowadzenia takiego obowiązku test musi być wykonany nie wcześniej niż 48 godzin przed datą rozpoczęcia Konferencji. Zaświadczenie o odbytym pełnym cyklu szczepień przeciwko COVID-19 jest ważne w momencie, gdy od podania ostatniej dawki szczepienia upłynęło 14 dni (liczone od dnia następującego po dniu podania ostatniej dawki). Uczestnik zobowiązuje się z odpowiednim wyprzedzeniem przygotować ww. zaświadczenie lub wykonać na własny koszt test o którym mowa w zdaniu poprzedzającym. Organizator informuje, iż w miejscu odbywania Konferencji nie będzie można wykonać testu na COVID-19. W przypadku nałożenia takiego obowiązku na Organizatora, Uczestnik, aby wejść na teren Konferencji musi - na żądanie Organizatora - okazać zaświadczenie o pełnym cyklu szczepień lub negatywny wynik testu na COVID-19. Uczestnik poprzez akceptację niniejszego regulaminu zostaje poinformowany, iż w przypadku braku zaświadczenia o odbytym pełnym cyklu szczepień lub braku negatywnego wyniku testu na obecność COVID-19, nie zostanie wpuszczony na teren Konferencji. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niedopełnienie w/w obowiązku oraz nie przewiduje zwrotu opłaty za uczestnictwo w Konferencji.
Organizator zastrzega sobie możliwość wprowadzenia innych wymogów sanitarnych niż określone w puncie 9. zgodnie z aktualnymi wytycznymi Głównego Inspektoratu Sanitarnego oraz przepisami prawa w zakresie bezpieczeństwa sanitarnego obowiązującymi w miejscu i czasie odbywania się Konferencji. O zmianie wymogów sanitarnych każdy Uczestnik zostanie poinformowany niezwłocznie e-mailem na adres podany w formularzu zgłoszeniowym.
W ramach Konferencji odbywają się wykłady, warsztaty specjalistyczneoraz wystawa sprzętu i produktów weterynaryjnych i medycznych.
Tematyka i rozkład czasowy odbywania się wykładów i warsztatów zawarte są w programie Konferencji.
Wejścia na salę wykładową uczestników Konferencji będą rejestrowane przez obsługę techniczną.
Każdy uczestnik Konferencji chcący wejść na salę wykładową zobowiązany jest okazać obsłudze technicznej swój indywidualny identyfikator celem zarejestrowania faktu wejścia na salę. Niedopuszczalne jest posługiwanie się identyfikatorem należącym do innego Uczestnika. W przypadku stwierdzenia, iż Uczestnik Konferencji lub inna osoba fizyczna posłużyła się identyfikatorem, który do niej nie należy, zostanie usunięta z miejsca odbywania się Konferencji. Uczestnik, który udostępnił swój identyfikator osobie o której mowa w zdaniu poprzedzającym zostaje pozbawiony możliwości dalszego uczestniczenia w Konferencji. Uczestnik lub osoba ta nie ma prawa do ubiegania się o zwrot kosztów udziału w Konferencji.
Opłatę za Konferencję należy przesłać na konto Organizatora wg tabeli opłat i opcji znajdującej się na stronie internetowej oraz w formularzu rejestracyjnym.
Dane do faktury VAT podane w formularzu zgłoszenia podczas rejestracji muszą być zgodne z danymi jakie są zawarte w CEIDG lub Sądzie Rejestrowym i są ostateczne. Faktura VAT zostanie wysłana do Strony umowy w wersji elektronicznej na podany adres e-mail w terminie 7 dni od zakończenia konferencji (po wyświadczeniu usługi określanej jako udział w warsztatach/konferencji).
Do wejścia na wykłady w dniach 15-17.03.2024, obiad w dniu 15-17.03.2024 r. upoważnione będą jedynie osoby zarejestrowane i posiadające identyfikatory konferencyjne, a w przypadku uroczystego bankietu w dniu 16.03.2024 r., posiadające bilet wstępu.
Koszt pobytu, noclegów i przejazdu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie. Uczestnicy samodzielnie dokonują rezerwacji noclegów, kontaktując się bezpośrednio z hotelem, w którym będzie się odbywała Konferencja lub z innym wybranym przez siebie hotelem.
Organizator ma prawo nie dopuścić Uczestnika do udziału w Konferencji w przypadku, gdy nie uregulował on opłat za udział w Konferencji, w terminach określonych przez Organizatora.
Uczestnik może zrezygnować z Uczestnictwa w Konferencji. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji winna być przesłana w formie elektronicznej na adres mailowy Organizatora tj. vettrade@wp.pl. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji przysługuje mu zwrot: rezygnacja wcześniej niż w 60-tym dniu przed rozpoczęciem Konferencji, Organizator, pod warunkiem otrzymania wpłaty za udział, zwróci Uczestnikowi wpłaconą kwotę, zatrzymując odstępne w wysokości 15% wartości całości opłaty. Zwrot pomniejszonej wpłaty nastąpi do 30 dni od zakończenia Konferencji. Gdy Organizator otrzyma oświadczenie o rezygnacji w 60-tym dniu przed rozpoczęciem Konferencji lub później, a zarazem wcześniej niż w 30-tym dniu przed rozpoczęciem Konferencji, Organizator zatrzymuje 50% wartości całości opłaty. Zwrot pomniejszonej wpłaty nastąpi do 30 dni od zakończenia Konferencji. W przypadku, gdy Organizator otrzyma oświadczenie o rezygnacji w 30-tym dniu przed rozpoczęciem Konferencji lub później, Organizator zatrzymuje całą otrzymaną opłatę, a jeżeli jej jeszcze nie otrzymał – może żądać jej zwrot, wraz z odsetkami ustawowymi.
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów z przyczyn od Niego niezależnych. Uczestnikowi nie przysługują w takim przypadku jakiekolwiek roszczenia do Organizatora.
Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania warsztatów na 3 dni przed dniem ich rozpoczęcia w przypadku braku wystarczającej ilości uczestników oraz w innych przypadkach losowych wskazanych w zawiadomieniu o odwołaniu. Warsztaty mogą zostać odwołane za pomocą poczty elektronicznej wysłaniem wiadomości na adres poczty elektronicznej uczestnika podanym w zgłoszeniu Uczestnika. Jeżeli warsztaty zostają odwołane, Uczestnik otrzymuje pełny zwrot wniesionej opłaty za warsztaty w terminie 14 dni roboczych od momentu odwołania warsztatów. W przypadku odwołania warsztatów Organizator nie pokrywa kosztów dodatkowych poniesionych przez Uczestnika w związku z udziałem w warsztatach.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe lub niepełne dane zawarte w zgłoszeniach Uczestników. (np. w sytuacji, kiedy Uczestnik podaje nieaktualny/błędny adres do korespondencji, adres e-mail, telefon, nazwisko, niepełne dane do Faktury VAT).
Treści przekazywane w trakcie warsztatów i wykładów dostępne Uczestnikom Konferencji są własnością intelektualną wykładowcy lub prowadzącego warsztaty i objęte są prawem autorskim podlegającym ochronie. Na wszystkich wykładach i warsztatach obowiązuje całkowity zakaz rejestracji ich treści przy pomocy jakichkolwiek urządzeń rejestrujących głos jak i obraz, za wyjątkiem pisemnej zgody udzielonej przez Organizatora.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, w tym również w miejscach zakwaterowania.
Zabrania się wnoszenia na teren Konferencji napojów alkoholowych, substancji psychoaktywnych oraz broni i innych przedmiotów niebezpiecznych