Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych
przez VETERINARY ORTHOPEDICS AND SURGERY FOUNDATION (FUNDACJA ORTOPEDII I CHIRURGII WETERYNARYJNEJ) z siedzibą w Szczecinie
W związku z wejściem 25 maja 2018 r. w życie nowych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (tzw. ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych – „RODO”) oraz obowiązkiem informacyjnym, jaki wynika z tych przepisów, chcielibyśmy poinformować, że Państwa dane osobowe znajdują się w naszej bazie. Są one należycie zabezpieczone i chronione. Tym samym, szanując prywatność osób współpracujących z nami i wspierających działalność Fundacji, a także biorąc pod uwagę zmiany w obowiązujących przepisach, udostępniamy poniższe dokumenty, tak aby zainteresowane osoby wiedziały w jakim zakresie dane osobowe są przetwarzane. Prosimy o zapoznanie się z polityką prywatności i klauzulą przetwarzania danych:
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119/1 z 04.05.2016 r.), dalej jako „RODO”, informujemy, że:
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Fundacja VETERINARY ORTHOPEDICS AND SURGERY FOUNDATION(FUNDACJA ORTOPEDII I CHIRURGII WETERYNARYJNEJ), dalej: „Administrator”. Kontakt z Administratorem jest możliwy drogą poczty tradycyjnej na adres siedziby: ul. Majora Władysława Raginisa17/19; 71-625 Szczecin lub drogą elektroniczną na adres e-mail: www.vosf.eu.
Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
w celu prowadzenia korespondencji, w tym bieżącej komunikacji związanej z pytaniami kierowanymi do Administratora, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora – podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
w celu prowadzenia działań marketingowych, zwłaszcza analiz statystycznych i wewnętrznych statystyk w celu polepszania i planowania prowadzonej przez siebie działalności (np. zasięgu terytorialnego działalności), co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora – podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
w celu prowadzenia działań w postaci marketingu bezpośredniego polegającego na wysyłaniu informacji handlowych drogą elektroniczną, jeśli wyraziła/wyraził Pani/Pan odrębną zgodę na ich otrzymywanie na wskazany przez siebie adres e-mail – podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO oraz w pewnych sytuacjach art. 9 ust. 2 lit. a) RODO (w zakresie danych dotyczących zdrowia),
w celu prowadzenia działań w postaci marketingu bezpośredniego polegającego na wysyłaniu informacji handlowych drogą elektroniczną, jeśli ich wysyłanie stanowi realizację umowy zawartej przez Panią/Pana z Administratorem (np. usługa newslettera) – podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. b) oraz w pewnych sytuacjach art. 9 ust. 2 lit. a) RODO (w zakresie danych dotyczących zdrowia),
w celu prowadzenia działań w postaci marketingu bezpośredniego polegającego na komunikacji z wykorzystywaniem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. telefon) i automatycznych systemów wywołujących, jeśli wyraziła/wyraził Pani/Pan odrębną zgodę na otrzymywanie tego typu informacji na wskazany przez siebie numer telefonu – podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO oraz w pewnych sytuacjach art. 9 ust. 2 lit. a) RODO (w zakresie danych dotyczących zdrowia),
w celu prowadzenia innych działań marketingu bezpośredniego (np. wysyłka życzeń drogą poczty tradycyjnej), co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora – podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
w celu udostępniania przez Administratora danych osobowych Pani/Pana lub wskazanej przez Panią/Pana osoby innym osobom/podmiotom w przypadku udzielenia przez Panią/Pana zgody na ich przekazanie, co stanowi też realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora – podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) oraz art. 9 ust. 2 lit. a) RODO,
w celu przechowywania na potrzeby archiwizacyjne, w tym wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Administratorze i podejmowania obrony przed potencjalnymi roszczeniami, a także w celu dochodzenia roszczeń lub podejmowania obrony przed nimi, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora – podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) oraz art. 9 ust. 2 lit. f) RODO.
W przypadku darczyńców i innych osób wspierających materialnie działania Fundacji dane osobowe będą przetwarzane:
w celu zawarcia i realizacji umowy darowizny zawieranej z Administratorem (co dotyczy też przekazywania wpłat pieniężnych przelewem na rachunek bankowy oraz z wykorzystaniem usługi płatności elektronicznej w serwisie internetowym Administratora pod adresem: www.vosf.eu obsługiwanej przez operatora płatności internetowych) – podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (gdy dokonuje Pani/Pan darowizny w imieniu własnym) albo art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (gdy dokonującym darowizny jest inny podmiot w imieniu którego Pani/Pan działa),
w celu wykonywania przez Administratora obowiązków prawnych w zakresie ustalenia i rozliczenia umowy darowizny pod względem wymogów podatkowych oraz na potrzeby prowadzenia ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej, w szczególności na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,
w celu prowadzenia korespondencji z Panią/Panem, w tym bieżącej komunikacji związanej z kierowanymi do Administratora zapytaniami, w przypadku wystąpienia problemów z obsługą wpłaty darowizny, w celu potwierdzenia przez Administratora dokonania przez Panią/Pana zlecenia wpłaty kwoty darowizny (podziękowania z tytułu dokonania darowizny), w celu przechowywania na potrzeby archiwizacyjne, w tym wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Administratorze, podejmowania obrony przed potencjalnymi lub rzeczywistymi roszczeniami, co stanowi realizację wskazanych prawnie uzasadnionych interesów Administratora – podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
w celu prowadzenia działań w postaci marketingu bezpośredniego polegającego na wysyłaniu informacji handlowych drogą elektroniczną, jeśli wyraziła/wyraził Pani/Pan odrębną zgodę na ich otrzymywanie na wskazany przez siebie adres e-mail – podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO,
w celu prowadzenia działań w postaci marketingu bezpośredniego polegającego na wysyłaniu informacji handlowych drogą elektroniczną, jeśli ich wysyłanie stanowi realizację umowy zawartej przez Panią/Panaz Administratorem (np. usługa newslettera) – podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
w celu prowadzenia działań w postaci marketingu bezpośredniego polegającego na komunikacji z wykorzystywaniem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. telefon) i automatycznych systemów wywołujących, jeśli wyraziła/wyraził Pani/Pan odrębną zgodę na otrzymywanie tego typu informacji na wskazany przez siebie numer telefonu – podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO,
w celu prowadzenia innych działań marketingu bezpośredniego (np. wysyłka życzeń drogą poczty tradycyjnej), co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora – podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora, w zależności od celu przetwarzania: przez czas niezbędny do realizacji umowy darowizny, w celu wykonywania przez Administratora obowiązków prawnych w zakresie ustalenia i rozliczenia umowy darowizny pod względem wymogów podatkowych i rachunkowych – przez okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikający z przepisów prawa, przez okres niezbędny do udokumentowania przez Administratora przed organami administracji publicznej, w tym organem nadzoru w zakresie ochrony danych osobowych, prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych na Administratorze spoczywających.
W związku z przekazaniem 1,5% podatku przetwarzane są dane osobowe osoby przekazującej środki. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
w celu przyjmowania i rozliczania przekazywanej przez Panią/Panu kwoty w wysokości 1,5% z należnego podatku dochodowego osób fizycznych na rzecz Administratora posiadającego status organizacji pożytku publicznego na podstawie Pani/Pana wniosku, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora – podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
w celu wykonywania przez Administratora obowiązków prawnych w zakresie ustalenia i rozliczenia otrzymywanych wpłat pod względem wymogów podatkowych, w szczególności na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,
w celu prowadzenia korespondencji z Panią/Panem, w tym bieżącej komunikacji związanej z kierowanymi do Administratora zapytaniami, w celu przechowywania na potrzeby archiwizacyjne, w tym wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Administratorze, co stanowi realizację wskazanych prawnie uzasadnionych interesów Administratora – podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora, w zależności od celu przetwarzania:
przez czas niezbędny do realizacji umowy darowizny,
w celu wykonywania przez Administratora obowiązków prawnych w zakresie ustalenia i rozliczenia umowy darowizny pod względem wymogów podatkowych i rachunkowych – przez okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikający z przepisów prawa,
przez okres niezbędny do udokumentowania przez Administratora przed organami administracji publicznej, w tym organem nadzoru w zakresie ochrony danych osobowych, prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych na Administratorze spoczywających,
w celu marketingu bezpośredniego polegającego na przesyłaniu informacji handlowych drogą elektroniczną oraz komunikacji marketingowej z wykorzystywaniem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. telefon) i automatycznych systemów wywołujących, gdy prowadzenie przez Administratora takich działań wynika z udzielonej przez Panią/Pana zgody – przez czas realizacji przez Administratora takich działań lub do momentu wycofania zgody na realizację tego celu lub do momentu stwierdzenia dezaktualizacji danych,
w celach prowadzenia korespondencji, prowadzenia pozostałych działań marketingu bezpośredniego – przez czas realizacji przez Administratora takich działań lub do czasu złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych lub do momentu stwierdzenia dezaktualizacji danych,
w celu dochodzenia roszczeń lub podejmowania obrony przed nimi – przez wynikający z przepisów kodeksu cywilnego okres przedawnienia roszczeń,
w celach archiwizacyjnych, gdy dotyczy to historii prowadzonej korespondencji i udzielanych odpowiedzi na zgłaszane zapytania – nie dłużej niż przez wynikający z przepisów kodeksu cywilnego okres przedawnienia roszczeń i przez okres niezbędny do udokumentowania przez Administratora przed organami administracji publicznej prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych na nim spoczywających.
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być dostawcy usług technicznych, informatycznych i organizacyjnych, usług pocztowych, usług prawnych, banki, a także dostawcy usług płatniczych w celach związanych ze świadczeniem usług płatniczych. W przypadku dokonywania wpłat pieniężnych z wykorzystaniem usługi płatności elektronicznej w serwisie internetowym Administratora pod adresem: www.vosf.eu, Administrator udostępnia operatorowi płatności internetowych tj. Przelewy24z siedzibą w ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań Pani/Pana dane osobowe w postaci adresu e-mail oraz dane dotyczące samej płatności (np. tytułu płatności, kwoty płatności), w celu realizacji płatności przez Przelewy24 z siedzibą w Poznaniu. Po udostępnieniu danych, między Panią/Panem a Przelewy24 z siedzibą w Poznaniu następuje zawarcie umowy o transakcję płatniczą, w związku z czym Przelewy24 z siedzibą w Poznaniu staje się niezależnym administratorem Pani/Pana danych osobowych.
Niezależnie od powyższego, w przypadku członków organów Fundacji dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:
w celu realizacji przez Administratora obowiązków prawnych związanych z pełnieniem przez Panią/Pana funkcji członka organu Administratora, w szczególności określonych przepisami: ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, ustawy o fundacjach, ustawy o rachunkowości oraz Statutu Administratora – podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,
w celach prowadzenia działań wynikających z udzielonej zgody np. na rozpowszechnianie Pani/Pana wizerunku (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO),
w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), którymi mogą być:prowadzenie korespondencji, w tym bieżącej komunikacji z Panią/Panem, przechowywanie danych dla celów archiwizacyjnych oraz na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, organizacja konferencji, konkursów, eventów firmowych itp., prowadzenie procesów administracyjnych dotyczących prowadzonej przez Administratora działalności, w szczególności przygotowywanie bieżących raportów, sprawozdań, analiz, v. ustalenie, dochodzenie i rozpatrywaniem ewentualnych roszczeń, organizacja wyjazdów, w tym za granicę (np. rezerwacja przelotów, hoteli etc.).
Uczestnikiem Imprezy/Spotkania jest każda osoba fizyczna, która bierze udział w Imprezie/Spotkaniu.Dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora, w zależności od celu przetwarzania: przez okres niezbędny do przeprowadzenia zapisów na Imprezę/Spotkanie oraz ich organizacji (w przypadku Imprez/Spotkań zamkniętych), w celu rozpowszechniania wizerunku lub głosu (w tym również w zestawieniu z innymi danymi osobowymi np. w postaci imienia lub nazwiska, w zależności od treści udzielonej zgody) – przez czas prowadzenia takich działań lub do momentu odwołania zgody,w celach prowadzenia korespondencji, prowadzenia pozostałych działań marketingu bezpośredniego – przez czas realizacji przez Administratora takich działań lub do czasu złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych lub do momentu stwierdzenia dezaktualizacji danych, w celach prowadzenia pozostałych działań marketingowych – przez czas realizacji przez Administratora takich działań lub do czasu złożenia sprzeciwu wobec przetwarzanie danych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją lub do momentu stwierdzenia dezaktualizacji danych, w celu dochodzenia roszczeń lub podejmowania obrony przed nimi – przez wynikający z przepisów kodeksu cywilnego okres przedawnienia roszczeń, przez okres niezbędny do udokumentowania przez Administratora przed organami administracji publicznej, w tym organem nadzoru w zakresie ochrony danych osobowych, prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych na nim spoczywających, w celach archiwizacyjnych, gdy dotyczy to historii prowadzonej korespondencji i udzielanych odpowiedzi na zgłaszane zapytania – nie dłużej niż przez wynikający z przepisów kodeksu cywilnego okres przedawnienia roszczeń i przez okres niezbędny do udokumentowania przez Administratora przed organami administracji publicznej prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych na nim spoczywających.
Dane osobowe rodziców i opiekunów prawnych wyrażających Zgody w imieniu i na rzecz dzieci, przetwarzane będą na potrzeby realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora polegających na wykorzystywania wizerunku i ewentualnie innych danych osobowych dziecka w oparciu o udzieloną Zgodę, w celu dochodzenia roszczeń bądź obrony praw Administratora, przechowywania na potrzeby podejmowania obrony przed ewentualnymi roszczeniami a także w celach archiwizacyjnych – podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być dostawcy usług technicznych, informatycznych i organizacyjnych, usług pocztowych, usług prawnych, osoby i podmioty zwracające się do Administratora z prośbą o przekazanie danych osobowych.
Administrator z własnej inicjatywy nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich (spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego), jednakże w związku z korzystaniem przez Administratora z usług niektórych dostawców (np. Facebook, YouTube, Instagram) dane osobowe, w szczególności w postaci wizerunku, mogą być przekazywane przez takie podmioty do państw trzecich (spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego). W takich wypadkach zastosowanie mają wymagane prawnie środki ochrony danych osobowych, którymi mogą być (w zależności od przypadku):
przekazanie danych do podmiotu zlokalizowanego w państwie trzecim, w stosunku do którego została wydana decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, zgodnie z wymaganiami art. 45 RODO,
przekazanie danych realizowane na podstawie zawartej z podmiotem trzecim umowy o transfer danych opartej na Standardowych Klauzulach Umownych przyjętych w drodze decyzji przez Komisję Europejską, III) przekazanie danych realizowane w ramach przyjętych wiążących reguł korporacyjnych, o których mowa w art. 47 RODO. Osobie, której dane są przekazywane w powyżej wskazanym przypadku przysługuje prawo do uzyskania kopii informacji na temat stosowanych zabezpieczeń, a w tym celu należy kontaktować się z Administratorem na dane kontaktowe wskazane w ust. 1 i 2 powyżej.
Jeśli nie zastrzeżono inaczej, Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora, w zależności od celu przetwarzania:
w celu marketingu bezpośredniego polegającego na przesyłaniu informacji handlowych drogą elektroniczną oraz komunikacji marketingowej z wykorzystywaniem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. telefon) i automatycznych systemów wywołujących, gdy prowadzenie przez Administratora takich działań wynika z udzielonej przez Panią/Pana zgody – przez czas realizacji przez Administratora takich działań lub do momentu wycofania zgody na realizację tego celu lub do momentu stwierdzenia dezaktualizacji danych,
w celach prowadzenia korespondencji, prowadzenia pozostałych działań marketingu bezpośredniego – przez czas realizacji przez Administratora takich działań lub do czasu złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych lub do momentu stwierdzenia dezaktualizacji danych,
w celach prowadzenia pozostałych działań marketingowych – przez czas realizacji przez Administratora takich działań lub do czasu złożenia sprzeciwu wobec przetwarzanie danych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją lub do momentu stwierdzenia dezaktualizacji danych,
w celu dochodzenia roszczeń lub podejmowania obrony przed nimi – przez wynikający z przepisów kodeksu cywilnego okres przedawnienia roszczeń,
przez okres niezbędny do udokumentowania przez Administratora przed organami administracji publicznej, w tym organem nadzoru w zakresie ochrony danych osobowych, prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych na nim spoczywających,
w celach archiwizacyjnych, gdy dotyczy to historii prowadzonej korespondencji i udzielanych odpowiedzi na zgłaszane zapytania – nie dłużej niż przez wynikający z przepisów kodeksu cywilnego okres przedawnienia roszczeń i przez okres niezbędny do udokumentowania przez Administratora przed organami administracji publicznej prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych na nim spoczywających.
Posiada Pani/Pan prawo do żądania od Administratora dostępu do treści swoich danych, prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, na zasadach i w przypadkach przewidzianych w przepisach RODO.
W przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest realizacja przez Administratora prawnie uzasadnionych interesów (o których mowa powyżej), na zasadach i w przypadkach przewidzianych w przepisach RODO przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia do Administratora w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją, a w przypadku przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia do Administratora w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
W przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda, na zasadach i w przypadkach przewidzianych w przepisach RODO przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie przez Administratora Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do realizacji wyżej wskazanych celów.